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継続的なメールフロー監視をマスターする

継続的なメールフロー監視をマスターする

メールの運用に不可欠な監視

2023年11月19日
著者: Ahona Rudra
翻訳: 竹洞 陽一郎

この記事はPowerDMARCのブログ記事 SPF Macros – Everything You Need to Know の翻訳です。
Spelldataは、PowerDMARCの日本代理店です。
この記事は、PowerDMARCの許可を得て、翻訳しています。

メールフロー監視は、メールインフラの管理においてより積極的で包括的かつ深いアプローチを提供します。
これにより、バウンスバックやメールの見逃しにつながる前に問題を特定し対処することで、メール通信の信頼性、安全性、およびパフォーマンスを維持するのに役立ちます。
また、最適化やセキュリティに関する貴重な洞察を提供します。

ビジネスに対するその潜在的な利点の詳細に入る前に、メールフロー監視の概念を理解し、その運用メカニズムについて洞察を得ることが重要です。

メールフロー監視とは何か？

メールの重要性が高まっていることは否定できません。
実際、世界のビジネスメール市場は、2023年の2,985.36億米ドルから2033年には5,465.03億米ドルへと成長すると予想されており、そのCAGR（複合年間成長率）は6.2%です。

これが、メールインフラの監視を一層重視する理由です。
このレベルの信頼性と効率を達成するために、多くの組織が継続的なメールフロー監視を実施しています。

メールフロー監視は、メール配信追跡またはメール追跡とも呼ばれ、送信者のメールサーバから受信者のメールアドレスまでのメール配信プロセスをテストし監視する方法です。
これは、テストメールを送信し、メールの全行程を追跡することで行われます。
メール追跡の目的は、メールが迅速かつ問題なく配信されることを確実にすることです。

メールフロー監視はどのように機能するのか？

以下はメールフロー監視の機能方法です。

1. テストメールの生成

このプロセスは、テストメールの生成から始まります。
これらのテストメールは通常、「プローブ」や「エージェント」と呼ばれる監視システムまたはツールから送信されます。
これらのメールは、実際のメールメッセージを模倣するために特定の内容や添付ファイルをカスタマイズできます。

2. テストメールの送信

テストメールは、監視システムのメールサーバから受信者のメールアドレスに送信されます。
この受信者は、組織内の内部メールアドレスであるか、外部のメールアドレスになります。

3. 旅路の監視

テストメールがメールインフラを通過する際、メール往復監視システムはメールの旅路の各ステップを密接に観察し記録します。
これには以下が含まれます。

タイムスタンプ
メールが送信された時刻、サーバによって受信された時刻、受信者の受信箱に配信された時刻を記録します。
配信経路
メールが様々なメールサーバやネットワークコンポーネントを通過するルートを追跡します。
パフォーマンス指標
メールが配信プロセスの各段階を移動するのにかかる時間を測定します。
配信確認
テストメールが受信者の受信箱に配信されると、監視システムはその成功した配信を確認します。
この確認には、受信者の受信箱のチェック、バウンスバックメッセージの解析（ある場合）、およびメール内容が元のテストメールと一致するかの確認が含まれることがあります。

4. 警告と報告

メール往復監視システムは、あらかじめ定義された基準に基づいて警告や報告を生成するように設定されることがよくあります。
例えば、メールの配信に異常に長い時間がかかったり、配信プロセス中に問題に遭遇した場合、監視システムは問題を管理者に通知するための警告をトリガーすることができます。

5. パフォーマンス分析

メール監視中に収集されたデータは、メール配信プロセスのパフォーマンスを評価するために分析されます。
この分析は、メールのタイムリーな配信に影響を与える可能性があるボトルネック、遅延、またはその他の問題を特定するのに役立ちます。

6. 履歴データ

時間の経過とともに、メール往復監視から収集された履歴データは、メール配信パフォーマンスの傾向やパターンを特定するために使用することができます。
この情報は、容量計画やメールインフラの最適化にとって貴重なものです。

ビジネスにとってメールフロー監視が重要な理由

メールフロー監視は、メール通信に依存する組織にとって重要なツールです。
これはメールシステムのパフォーマンスに関する貴重な洞察を提供し、組織が問題に積極的に対応し、メール通信の完全性を維持することを可能にします。

ビジネスにとってメールフロー監視が必要な主な理由は以下の通りです。

通信の信頼性
メールはビジネスにとってミッションクリティカルな通信ツールです。
メールフロー監視は、メールが迅速かつ確実に配信されることを保証します。
これは、通信を妨げる可能性のあるメールの遅延、サーバの停止、メッセージキューの問題などの問題を検出し対処するのに役立ちます。
セキュリティ
メールはBEC、フィッシング、マルウェア、スパムを含むサイバー攻撃の一般的なベクトルです。
メールフロー監視により、ビジネスはリアルタイムで悪意のあるメールを検出しブロックし、セキュリティ侵害やデータ損失のリスクを減らすことができます。
コンプライアンス
多くの業界や組織は、メール通信に関する規制要件の対象です。
メールフロー監視は、データ保護、保存、暗号化ポリシー、およびHIPAAやGDPRなどの業界固有の規制とのコンプライアンスを確保するのに役立ちます。
パフォーマンス最適化
メールの流れを監視することで、メールサーバとインフラコンポーネントのパフォーマンスに関する洞察が得られます。
この情報は、サーバの設定を最適化し、ネットワークのパフォーマンスを改善し、メールトラフィックの成長に対応するためのリソースを効果的に割り当てるために使用できます。
キャパシティプランニング
メールフロー監視は、時間の経過とともにメールトラフィックのパターンと使用トレンドを理解するのに役立ちます。
このデータはキャパシティプランニングにとって貴重であり、組織は成長する需要に対応し、パフォーマンスのボトルネックを避けるためにメールインフラをスケールアップできます。
積極的な問題解決
ビジネスはメール配信の問題をユーザに影響する前に積極的に検出し対処することができます。
異常なパターンや遅延に対する警告をトリガーし、ITチームが迅速に是正措置を講じることができます。
ビジネス継続性
メールサーバの故障やネットワークの中断が発生した場合、メールフロー監視は組織がフェイルオーバー戦略を実装し、連続的な通信を確保するためにバックアップメールシステムへ迅速に切り替えるのに役立ちます。
ビジネスの評判
タイムリーかつ安全なメール通信は、ビジネスのプロフェッショナリズムと信頼性を反映しています。
一貫して問題なくメールを配信することで、組織の評判と信頼性が向上します。

連続的なメールフロー監視を実施する方法

連続的なメールフロー監視を行うには、以下のステップを考慮する必要があります。

1. ツール選択
ニーズに合った監視ツールを選択します。
2. 目標の定義
パフォーマンス、セキュリティ、コンプライアンスを含む監視目標を明確に定義します。
3. テストメールの設定
特定の内容とメタデータを持つテストメールを作成します。
4. 監視スケジュール
定期的な監視間隔を定義します。
5. メールの発送
実際のトラフィックを模倣するためにテストメールを送信します。
6. データ分析
監視データを収集し、洞察を得るために分析します。
7. アラート生成
配信遅延やセキュリティ脅威などの主要な基準に対するアラートを設定します。
8. 報告
パフォーマンス、セキュリティ、コンプライアンスレポートのために分析ツールを使用します。
9. 発見に対する対応
検出された問題に対処します。
これにはトラブルシューティングやセキュリティ対応が含まれます。
10. 文書化
監査や参照のための記録を維持します。

ビジネス向けの便利なメールフロー監視ツール

ビジネスがメールシステムを監視し管理するために利用できるいくつかのメール監視ツールやソフトウェアソリューションがあります。
これらの中には以下のようなものが含まれます。

Microsoft 365 セキュリティ＆コンプライアンスセンター
Microsoft 365（旧称 Office 365）ユーザ向けに組み込まれたメール監視およびセキュリティ機能を提供し、脅威防御、データ損失防止、メール監査などが含まれます。
Google Workspace 管理コンソール
Google Workspace（旧称 G Suite）ユーザ向けのメール監視およびセキュリティ機能を提供し、スパムフィルタリング、メール暗号化、監査ログなどが含まれます。
PowerAlerts
PowerDMARCのDowerAlertは、ドメイン関連のインシデントや問題についてメールを通じて迅速に通知するメールセキュリティ監視サービスです。
これにより、不審な活動に迅速に対応できるようになります。
この機能は、DNSの問題やインシデントに関する情報を提供し、アラートのカスタム閾値を設定したり、スプーフィングやフィッシングの試みを監視することができます。
DMARC Report Analyzer
PowerDMARCのDMARCレポートアナライザーは、XMLレポートデータを簡単で人間が読める整理されたテーブルやチャートに解析し変換するのに役立ちます。
これにより、情報を簡単にアクセス可能な形式で収集することが容易になります。
これらのレポートを利用することで、メールフローおよび認証監視が非常に簡単になり、単一のインターフェースから認証結果や配信問題を直接追跡することができます。

まとめ

継続的なメールフロー監視は、組織内でのメール通信の信頼性と安全性を保証するために不可欠な実践です。
メールフローを積極的に監視し、発生する問題に対処することで、ビジネスはメールインフラの完全性を維持し、ユーザにとってシームレスな通信体験を提供できます。

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