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メール分析の実施方法

メール分析の実施方法

分析で変わる！顧客と信頼の距離

2024年6月20日
著者: Ahona Rudra
翻訳: 岩瀨　彩江

この記事はPowerDMARCのブログ記事 How to perform an Email Analysis? の翻訳です。
Spelldataは、PowerDMARCの日本代理店です。
この記事は、PowerDMARCの許可を得て、翻訳しています。

毎日、何十億通ものメールが送信されています。
これは、新しいリードをあなたのビジネスに取り込むための最も効果的なコミュニケーション手段です。

2023年には、世界中で1日あたり3473億通のメールが送受信されるとされています。
また、2025年までに世界のメール利用者は46億人に達すると予測されています。
さらに、約80％のビジネスリーダーによると、顧客体験が個別化されている場合、消費者の支出は平均で34％多くなるとされています。

メールマーケティングは、ビジネスが広範なオーディエンスにリーチし、既存の顧客とつながりを保ち、既存および新規の顧客に対して新しいサービスや製品を販売するのに役立ちます。
この記事では、より良い成果を得るためにメール分析を行う方法について説明します。

重要なポイント

  1. メール分析は、顧客の行動を理解し、マーケティング活動を改善するために不可欠です。
  2. 自動化されたメールマーケティングツールは、購読者の行動に関する包括的なレポートを提供することで、分析プロセスを簡素化します。
  3. メールデータから得られる洞察は、組織がコミュニケーションを効率化し、改善が必要な領域を特定するのに役立ちます。
  4. ターゲットを絞ったメールオファーは、顧客体験を向上させ、クライアントに感謝の気持ちを伝える効果があります。
  5. 構造化された分析プロセスは、データの品質を確保し、正確な結論を導き、十分な根拠に基づいた意思決定を行うために重要です。

メール分析：それは何を意味するのでしょうか？

メール分析とは、顧客の行動に関するデータを収集し、マーケティング活動を改善することを目的としたプロセスです。
これは手動でも自動でも実施することができます。
データウェアハウスへのデータ統合を行うことで、さまざまなソースからのメールパフォーマンスデータを簡単に統合し、顧客エンゲージメントに関するより深い洞察を得て、マーケティングキャンペーンを最適化することができます。

手動で行う場合は、各メールキャンペーンを個別に何時間もかけて分析し、得られた結果に基づいて修正を加える必要があります。
メール分析を視覚的に表現する効果的な方法のひとつは、インフォグラフィック作成ツールを使ってインフォグラフィックを作成することです。
自動化されたメールマーケティングツールを使用すれば、購読者がメールとどのようにやり取りしているか、開封したメッセージの数、リンクのクリック状況などに関する包括的なレポートを提供し、分析プロセスを大幅に簡素化することができます。

メール分析の利点：コミュニケーション、コラボレーション、コンプライアンスの強化

メールデータを分析する能力は、コミュニケーションを改善するための非常に強力なツールです。
これにより、チーム内のコミュニケーションパターンに関する洞察を得ることができ、効率性や生産性の向上につなげることができます。
以下に、メール分析の主な利点を示します。

コミュニケーションパターンに関する洞察の獲得
メールデータを活用することで、組織内で最も頻繁に行われているコミュニケーションの傾向を把握することができます。
これにより、改善が必要な領域を特定し、プロセスを効率化し、全員が同じ認識を持てるようにすることが可能になります。
たとえば、ほとんどのメールが特定の1人にのみ送られている場合は、今後のやり取りではその人物を受信者として追加し、他のメンバーが情報共有から取り残されないようにするべきです。
コミュニケーション効率の向上
メールデータを活用することで、どの種類のメッセージにより多くの注意が必要で、どのメッセージにはそれほど時間をかける必要がないかを特定し、コミュニケーション効率を高めることも可能です。
これにより、人々は重要な事項に集中でき、他の人に任せられる細かい作業や不要な詳細に時間を浪費せずに済みます。
さらに、オンラインのメールジェネレーターを活用してメール作成プロセスを効率化することで、より迅速で効果的なコミュニケーションを実現できます。
顧客体験の向上
メール分析を活用することで、顧客の好みや行動に基づいたターゲットオファーを送信することができます。
これにより、顧客は自分が大切にされていると感じ、製品やサービスに対する体験をより良いものにすることができます。
チームコラボレーションの向上
チームは、特にプロジェクトで協働する際に、効果的にコミュニケーションを取る必要があります。
メール分析を活用することで、共有カレンダーやタスクリストを用いてチームの整理を促進でき、チームコラボレーションソフトウェアと併用することでその効果がさらに高まります。
また、各メッセージスレッド内の返信やメモを監視することで、チームメンバー同士が互いの進捗状況を把握することも可能になります。
リスクの軽減とコンプライアンスの確保
メールには、組織が不正アクセスや漏えいから保護しなければならない機密情報が含まれている場合があります。
メール分析ソフトウェアを使用することで、企業はネットワーク上で送信されるすべてのメッセージ内容を監視し、HIPAA、GLBA、PCI DSS などの連邦規制への準拠を確実にすることができます。

メール分析プロセス：データ収集から洞察、そして行動へ

メール分析プロセスは、オーディエンスや顧客層を理解するための一連の手順です。
これは、適切なタイミングで適切な人に関連性の高いメールを送信するための、あらゆるメールマーケティングキャンペーンにおける最初のステップです。

1.分析の目的を定める
分析を開始する前に、目的と範囲を明確にします。
解決すべき課題、回答すべき質問、そして分析の最終的な成果を定義します。
2.メールデータを収集する
メールプラットフォームにアクセスし、どのメールを分析対象とするかを決定します。
誤った洞察を避けるためにデータの正確性を確保します。
メールをスプレッドシートまたはデータ分析ツールにエクスポートします。
3.データを準備する
重複したメールを削除し、メールを並べ替え、不要なメールを除外します。
分析目的に基づいてメールをグループに分類します。
4.データを分析する
顧客データ分析ツールや手法を使用して、共通のトピック、パターン、メールの件数、主要な関係者、その他関連する洞察を特定します。
懸念点と改善の機会がある領域を明らかにします。
5.結論を導き出す
分析結果を要約し、マーケティングデータレポートを活用して結論を導きます。
分析の目的と成果に基づいて提言を行います。
6.結果を提示する
適切な可視化手法を選択し、レポートを作成してステークホルダーに提示します。
使用した手法、発見内容、および結論を説明できるように準備します。
7.フォローアップと改善
分析結果を継続的にモニタリングし、必要に応じて修正や改善を行います。
分析プロセスを繰り返し、精度を高めていきます。

このプロセスは、メール分析の具体的な要件に応じてカスタマイズすることができます。

なりすましメールの特定と分析：安全を維持するための一般的な方法

なりすましメールを分析することは複雑な作業になる場合がありますが、以下に一般的な手順を示します。

1.メールヘッダーを確認する
メールヘッダーには、メールの送信元を特定するのに役立つメタデータが含まれています。
ほとんどのメールクライアントでは、メールを右クリックして「ソースを表示」または「オリジナルを表示」を選択することでヘッダー情報にアクセスできます。
不審または異常なヘッダー情報（メールアドレスの不一致、異常なIPアドレス、見慣れないサーバ名など）を確認します。
2.メール内容を分析する
スペルや文法の誤り、不自然な書式、その他の不正メールの兆候を探します。
送信者のメールアドレスを確認し、可能であれば、実際に知られている送信者のアドレスと照合します。
3.リンクを確認する
メールにリンクが含まれている場合は、クリックせずにカーソルを合わせてリンク先URLを確認します。
URLが不審であったり、表示されている送信元と一致しない場合はクリックしないでください。
代わりに、そのリンクをURLスキャナツールにコピー＆ペーストして、潜在的な脅威がないかを確認します。
4.添付ファイルを確認する
メールに添付ファイルがある場合は、ダウンロードまたは開く前にウイルス対策ソフトでスキャンします。
不審なファイルや送信元不明の添付ファイルはダウンロードしたり開いたりしないでください。
5.送信者を確認する
メールが知っている送信者からのものであっても、不審に感じる場合は、別の連絡手段でその送信者に連絡し、メールの真正性を確認します。
不明な送信者からのメールには返信したり、関与したりしないでください。
6.メールを報告する
不正またはなりすましの疑いがある場合は、連邦取引委員会（FTC）やアンチフィッシング・ワーキンググループ（APWG）などの適切な機関に報告します。
7.メールを簡潔にする
長すぎるメールは読者に敬遠されやすいため、簡潔で要点を押さえたメールを書くことが重要です。
AIテキスト要約ツールを活用することで、不要な文章を削除し、読みやすく関連性の高い内容にすることができます。

結論：メール分析の力を活用してビジネスパフォーマンスを向上させる

メール分析を実施することで、コミュニケーションパターンに関する貴重な洞察を得ることができ、コミュニケーション効率の改善、顧客体験の向上、チームコラボレーションの強化、そしてリスクの軽減に役立ちます。
データの収集・準備、分析、結論の導出、結果の提示といった体系的なプロセスに従うことで、ステークホルダーは有益な洞察を得て、分析結果に基づいた十分な根拠のある意思決定を行うことができます。

ただし、分析の成功はデータの品質と正確性、そして分析者の客観性と専門性に大きく依存することを忘れてはなりません。
したがって、分析プロセスは慎重に計画・実施し、必要に応じて継続的に監視・改善を行うことが重要です。
このようにすることで、ステークホルダーはメール分析の力を活用し、コミュニケーション、コラボレーション、コンプライアンス、そしてビジネス全体のパフォーマンスを向上させることができます。