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Outlookでメールを取り消す方法

Outlookでメールを取り消す方法

送ってしまったメールを取り消す

2024年2月4日
著者: Ahona Rudra
翻訳: 竹洞 陽一郎

この記事はPowerDMARCのブログ記事 How to Recall an Email in Outlook? の翻訳です。
Spelldataは、PowerDMARCの日本代理店です。
この記事は、PowerDMARCの許可を得て、翻訳しています。

私たちは皆、後悔するメールを送信し、やり直しができればと願ったことがあります。
このような厄介な状況に陥った場合、Outlookのメールを取り消す手順を知っておく必要があります。
幸運なことに、Outlookユーザーにとって、メールを取り消すことは非常に簡単で、誰でも行うことができます！

Outlookメール取り消しは、すでに送信したメッセージを削除または置換する機能を提供します。
デスクトップアプリまたはWeb版を使用してOutlookでメールを取り消す方法を理解するためにさらに読んでください。
または、より詳しい情報のためにMicrosoftのガイドを参照してください。

Outlookでのメール取り消し：その意味と重要性

メールを取り消すとは、受信者のメールボックスから送信済みのメールを取り戻すことを意味します。
その後、このメールは削除されるか、新しいものに置き換えられます。誤って間違った情報や不適切な情報を含むメールを送信した場合や、悪い瞬間の熱中にある場合に役立ちます。

しかし、この機能はすべてのメールアカウントと受信者に利用可能なわけではありません。
これは、あなたと受信者が同じ組織内でMicrosoft 365またはMicrosoft Exchangeのメールアカウントを持っている場合にのみ機能します。

あなたのアカウントがMAPI(Messaging Application Programming Interface)またはPOP(Post Office Protocol )アカウントの場合、取り消しは機能しません。
また、受信者が既にあなたのメッセージを開いていた場合、それを取り消すことはできません。
したがって、この機能を慎重に、必要な場合にのみ使用することが勧められます。

Outlookでメールを取り消す理由

状況や受信者に応じて、Outlookでメールを取り消すべき理由はいくつかあります。
一般的なシナリオは以下の通りです。

Outlookでメールを取り消す方法

Outlookでメールを取り消す方法は以下の通りです。

  1. Outlookで「送信済みアイテム」フォルダを選択します。 Outlookで「送信済みアイテム」フォルダを選択
  2. 取り消したいメッセージを選択またはダブルクリックして、別のウィンドウで開きます。
  3. ウィンドウの右上隅にある「ファイル」>「情報」を選択します。
  4. 「メッセージの再送と取り消し」>「このメッセージを取り消す」を選択します。 メッセージを取り消す
  5. 以下の2つのオプションのうち、一つを選択します。
    未読のコピーを削除する
    これは、新しいものに置き換えることなく送信済みのメッセージを取り消します。
    未読のコピーを削除し、新しいメッセージで置き換える
    これは、送信済みのメッセージを編集前に再送信できる新しいものに置き換えます。
  6. 取り消しの状態に関する通知を受け取りたい場合は、「取り消しが成功したか失敗したかを各受信者に知らせる」チェックボックスを選択します。
  7. 確認ダイアログボックスで「OK」を選択します。

注：「未読のコピーを削除し、新しいメッセージで置き換える」を選択した場合、元のメッセージが編集用に開きます。
送信を選択すると、元のメールメッセージは受信者のメールボックスから削除され、新しく編集されたものに置き換えられます。

Outlookのメール取り消しが成功したかどうかを確認

Outlookのメール取り消しが成功したかどうかを確認するには、以下の方法で確認できます。

送信済みアイテムフォルダ
取り消しが成功した場合、メールは送信済みアイテムフォルダから消えます。
メッセージ取り消しレポート
「メッセージの取り消し」を選択した後、受信トレイにメッセージ取り消しレポートが届きます。
そのメッセージ内のリンクを選択して、取り消しが成功したか、保留中か、失敗したかを確認できます。
受信者
受信者にもメールを受け取ったかどうか尋ねることもできます。
受け取っていなければ、取り消しはおそらく成功しています。

Outlookでメールを取り消すのにかかる時間はどの位かかるか？

Outlookでメールを取り消すのにかかる時間は、いくつかの要因によって異なりますが、通常は数分です。
影響を与える要因には以下のものがあります。

送信後の時間
行動は迅速であればあるほど良いです！
メールは送信後最大2時間以内にのみ取り消すことができます。
受信者の状態
受信者がメールを開いていない、またはOutlookが閉じられていた場合、取り消しはより速く行われます。
開かれたメールは、取り消しの試みについて通知されるかもしれませんが、完全には撤回されません。
サーバーの負荷
Microsoftのサーバーのトラフィックによっては、取り消しプロセスがわずかに長くかかる場合があります。
受信者の数
受信者が多いほど、取り消すデータが多くなります。
大きなグループでも取り消しは速いですが、全員の取り消し状況を確認するのに最大30分かかることがあります。

メールを取り消すことは、「停止」信号を送るようなものです。
それが目的地に早く到達すればするほど、メールが完全に配信されるのを防ぐ可能性が高くなります。
しかし、数分かかる場合でも、取り消しの試みは送信され、状況を緩和します。

まとめ

Outlookでメールを取り消す機能は、メッセージの送信について間違いを修正したり、考えを変えたりすることができる便利な機能です。
しかし、受信者がすでにそれを開いていたり、異なるメールサービスを使用していたりする場合、特にメールを取り消すことは常に可能ではありません。
したがって、メールを送信する際には慎重かつ尊重を持って行動し、この機能は最終手段としてのみ使用することが重要です。